اتاق کنفرانس یا اتاق جلسات مکانی است که برای نشست‌های منفرد و گروهی مانند کنفرانس‌ها و جلسات تجاری استفاده می‌شود. اتاق کنفرانس مرکز یک فضای اداری یا تجاری است. در این فضا فعالیت‌های برنامه ریزی، مباحثات و گفتگو‌ها انجام می‌شود و تصمیمات سرنوشت ساز برای شرکت گرفته می‌شود.
اتاقهای کنفرانس در جهت جلسات رسمی یا بزرگ در نظر گرفته می‌شود. به خاطر ظرفیت و امکانات نشستن، اغلب برای سخنرانی‌ها که اغلب یک نفر جلسه را رهبری می‌کند، به کار می‌رود. طراحی اتاق کنفرانس در دکوراسیون اداری بسیار حائز اهمیت است.
اتاق کنفرانس ظرفیت 12نفر یا بیشتر را دارند. حاوی میز مانند آنچه در اتاق هیئت مدیره وجود دارد، هستند. آنها به طور معمول شامل تجهیزاتی ازجمله پروژکتور، تخته وایت‌برد تلویزیون یا کامپیوتر برای اجرای ارائه ها یا سخنرانی‌ها هستند.
اتاق کنفرانس یا اتاق جلسه؟
در آفیس اسنپ شات از اصطلاح اتاق جلسه برای تعیین اتاق‌هایی استفاده می‌شود که جلسات در آنجا برگزار می‌شوند، اگرچه در سطح جهانی اتاق کنفرانس و اتاق جلسه به جای یکدیگر استفاده می‌شوند. هنگام دسته بندی عکس‌های پروژه اتاق کنفرانس، این فضاها را بر اساس اندازه و رسمی بودنشان متمایز می‌کنند. این اتاقها را می‌توان به سه دسته زیر طبقه بندی کرد:
- اتاق کنفرانس کوچک: اتاقهای اجتماعات با ظرفیت 6 نفر یا کمتر
- سالن کنفرانس بزرگ: سالن‌های اجتماعات با ظرفیت 7 نفر یا بیشتر
- اتاق کنفرانس: اتاقهای جلسه که بیشتر رسمی هستند و مختص مدیران اجرایی می‌باشند.
تجهیزات اتاق کنفرانس
جدا از نامگذاری قراردادها، ابزارها و تجهیزات ارائه شده می‌توانند استفاده از طرح اتاق‌کنفرانس را لذت بخش و یا به یک فاجعه مطلق در انتظار وقوع تبدیل کنند. در ادامه چند فکر و ایده برای تجهیزات اتاق‌کنفرانس وجود دارد:
نشستن: جلسات طولانی‌تر ممکن است به صندلی اداری راحت‌تر و ارگونومیک‌‌تری نیاز داشته باشند. این در حالی است که برای جلسات کوتاه‌تر ممکن است حتی نیازی به نشستن نباشد، زیرا برخی از شرکتها، جلسات خود را کوتاه انتخاب می‌کنند.
همچنین می‌توانید نیمکت‌های لوکسی را در اطراف محیط اتاق کنفرانس اضافه کنید تا در مواقع لزوم به افزایش حداکثر تعداد افراد کمک کنید.
سطوح کاری: بیشتر بخش‌های شرکتها به یک میز اداری نیاز دارند، اگرچه برخی از گزینه‌‌های جایگزین ممکن است شامل میزهای لپ‌تاپ کوچکتر باشند.
تجهیزات مشارکتی: ویدئو کنفرانس، نمایشگرهای اتاق و سطوح نوشتاری مانند تخته سفید یا تخته سیاه لازم است. سیستم‌های برنامه ریزی اتاقهای جلسه نیز بسته به اندازه سازمان شما می‌توانند مهم باشند.
حریم خصوصی: برخی از اتاقهای کنفرانس به حفظ حریم خصوصی بهتری نیاز دارند و ممکن است از پنجره یا پرده‌هایی برای بهبود جداسازی اتاقها استفاده کنند. پارتیشن اداری باکیفیت با نگه داشتن صدا در داخل یا خارج اتاق برای بهبود تمرکز و همچنین کیفیت ویدئو کنفرانس نقش مهمی ایفا می‌کند.
مهمترین موارد در طراحی اتاق کنفرانس کدامند
جلسات کاری امری غیرقابل اجتناب برای شرکتها محسوب می‌شوند. اگر جلسه‌های زیادی که در طول هفته کاری برگزار می‌شود، شما را کلافه می‌کند، قطعا در داشتن این حس تنها نیستید. تحقیقات اخیر گروه تجاری دانشگاه هاروارد که اخیراً 182 مدیر ارشد را در صنایع مختلف مورد بررسی قرار داد، نشان داد که:
✓ 71٪ اظهار داشتند که جلسات غیرمولد و ناکارآمد است.
✓ 62٪ معتقد بودند که جلسات فرصت‌های همکاری تیم را از بین می‌برد.
بنابراین، نیاز است که شرایطی به وجود آورید که جلسات کاری پربار شود. مهمترین نکته در این راستا طراحی داخلی اتاق کنفرانس است. در زیر اصول کلی طراحی اتاق کنفرانس آورده شده است که می‌تواند به شما در بهبود فضای جلسات کمک کند. با این ایده‌ها می‌توانید از هر دقیقه‌ای که در جلسه صرف می‌کنید، بیشترین بهره را ببرید.
انعطاف پذیری در طراحی اتاق کنفرانس
یک اتاق کنفرانس بزرگ برای انواع جلسات کاری مناسب است. با این حال، این اتاقها برای جلسات سریع طوفان فکری یا جلسات فردی ایده‌آل نیستند. با اینکه فضای اتاق کنفرانس مشکل اصلی بسیاری از مشاغل در حال رشد است، اما معمولا فضای بزرگی برای اهداف کوچک در نظر گرفته می‌شود که این منجر به اتلاف منابع است.
برای حل این معضل، بسیاری از مشاغل تصمیم به طراحی داخلی اتاق جلسات قابل انعطاف و قابل تنظیم می‌گیرند. نگران نباشید؛ نیازی به خراب کردن دیوار یا نصب تیرهای جدید نیست. این انعطاف‌پذیری با تقسیم کننده‌ها یا پارتیشن‌ها قابل اجراست. بنابراین می‌توانید یک اتاق کنفرانس بزرگ را به دو قسمت تقسیم کنید یا چندین فضای را با هم ادغام کنید تا یک فضای بزرگ ایجاد شود.
البته باید در نظر داشته باشید که تقسیم یک فضای بزرگ به فضاهای کوچکتر برای طراحی اتاق جلسات با استفاده از این پارتیشن‌ها، مشکلاتی برای آکوستیک کردن فضا به همراه خواهد داشت.
انتخاب چیدمان متناسب با نیازها
چیدمان مختلفی وجود دارد که می‌توانید در اتاق کنفرانس استفاده کنید. شاید یک طرح U شکل، برای سخنرانی مناسب‌تر باشد. یا شاید اگر از میز کلاس و صندلی استفاده کنید، افراد بیشتری بتوانند در اتاق جای بگیرند. نهایتا هر تصمیمی که برای چیدمان مبلمان می‌گیرید، باید راحتی شرکت کنندگان در جلسه را در اولویت قرار دهید. این به معنی اتاقی راحت، توانایی دیدن و شنیدن واضح صدا است.
در ادامه 3 نمونه از طرح های مورد استفاده در چیدمان و طراحی اتاق کنفرانس را بررسی می‌کنیم:
1- طراحی فضا به شکل نیم دایره
فضای نیمه دایره‌ای همیشه می‌تواند توجه را به یک نقطه در اتاق معطوف کند. در این سبک طراحی هیچ فضایی برای پنهان یا نقظه کوری وجود ندارد و همه افراد حاضر قابل رویت هستند. اما این فضا فقط برای جمعیت‌های کوچکتر مناسب است و برای اتاق جلسات با ظرفیت های بیش از 50-60 نفر مناسب نیست.
2- طراحی بیضی شکل
این طرح یک خم بزرگتر است که به اعضا کمک می‌کند تا در یک محیط بزرگتر قرار بگیرند. طرح بیضی شکل مناسب‌ترین طرح برای طراحی اتاق کنفرانس برای جلسات هیئت مدیره است که مشارکت بهتری را ایجاد می‌کند.
3- طراحی به شکل کلاس درس
در این طرح ردیف‌های میز و صندلی برای نشستن افراد وجود دارد. و سخنران همیشه در مقابل سایر افراد سخنرانی می‌کند. طراحان داخلی به دنبال بهبود ظاهر این سبک هستند تا آن را دوستانه‌تر کرده و یک فضای مشارکتی ایجاد کنند.
نورپردازی
سیستم روشنایی مناسب دیگر اصل کلیدی در طراحی اتاق کنفرانس است. نورپردازی مرکزی در سالن‌های جلسات و کنفرانس بسیار مهم است. کمبود نور باعث خستگی چشم و از بین رفتن غلظت می‌شود. همچنین روشنایی کافی و مناسب باعث افزایش بهره‌وری کارمندان می‌شود. برای روشنایی دیوارها هم می‌توان از لامپ‌های دیواری استفاده کرد.
با توجه به کاربردهای زیادی که در اتاق کنفرانس (جلسه، ارائه سخنرانی، طرح ریزی، ویدئو کنفرانس و …) وجود دارد، لازم است یک سیستم روشنایی انعطاف پذیر ایجاد شود که تا امکان تنظیم برای کاربردهای مختلف وجود داشته باشد.
لامپ های مجهز به سیستم‌های کنترل، روشنایی انعطاف پذیری را ایجاد می‌کند. چراغ‌های سقفی برای روشنایی عمومی بسیار مهم است. برای این منظور می‌توان از چراغ‌های فلورسنت 4 × 14 یا 4 × 18 و همچنین پنل‌های LED با راندمان بالاتر استفاده کرد. با لامپ های LED همچنین می‌توانید نواحی مهم را برجسته کرده و توجه را به آن جلب کنید.